Biblioteket är till för invånarna och kunderna
De allmänna bibliotekens uppgifter är tydligt definierade i lag. Att prata om medel och årliga mål vållar emellertid huvudbry. Vad i vårt dagliga jobb stöder själva syftet med bibliotekets existens?
På Esbo stadsbibliotek blev slutsatsen att vi måste blicka framåt tillsammans med kunder och personal. Genom att utnyttja delaktighet rör vi oss mer och mer mot en gemenskapsstrategisk vision, snarare än att idka intern reflektion om bibliotekssektorns framtid. Med gemenskapsstrategi menar vi hur biblioteket kan bidra till välbefinnandet och trivseln för invånarna i Esbo stad.
Efter förändringarna i Esbo 2020-2021 stannade vi upp för att titta på grunderna för verksamheten. När biblioteket håller ett öga på vem det arbetar för, är välbefinnandet i arbetet också på rätt spår. För att klara vardagen behövs tydliga visioner. Det faktum att inte alla som promenerar in eller skriver på nätet är bra typer hanteras sedan genom utbildning och annat stöd som är lämpligt för situationen.
En gemenskapsstrategi kräver deltagande. Utgångspunkten för inkludering i bibliotekets arbete är att varje kund blir respektfullt bemött. Ledningen påverkas av frågor som kommunal ekonomi och lagstiftning, så inkluderingsfärdigheter och kommunikation är viktiga när man organiserar möjligheter till deltagande. Kunskapshantering, säkerställande av effektivitet genom kvalitetsutvärdering och förutseende av framtiden ingår i planeringen av tjänster. Strategin är ett mångfacetterat projekt och att skapa möjligheter för olika perspektiv och påverkningssätt var en viktig uppgift för vår planerare Miia Martikainen.
Esbos arbetsmetoder har omfattat framtids-, strategi- och visionsworkshoppar, processarbete, enkäter och bland traditionella metoder till exempel PESTE-analys. Resultatet av det arbete som gjorts kan överraska!
Personalen på biblioteket
I gemenskapsstrategin efterfrågades invånarnas synpunkter med hjälp av två enkätundersökningar. Fokus för planeringen för strategiperioden 2024-2030 låg dock på personalens egen reflektion. I och med att bibliotekets uppgifter och arbetssätt förändras, förändras också arbetsidentiteten oundvikligen. Nu var det dags att fundera över biblioteksarbetet.
Den kollektiva reflektionen inleddes med Sitras Framtidsfrekvens-workshoppar våren 2022. Resultaten från dessa kommer också i framtiden att finnas tillgängliga på Miro-plattformen när de årliga planerna utarbetas. Bibliotekspersonalen har hjärtat och kunskapen att ge kunderna bästa möjliga service. Cheferna och arbetsledarna har sedan till uppgift att ta hänsyn till den hårda verkligheten och fördela timmar och euro, som båda är en begränsad tillgång.
Men uppgiften att erkänna realiteterna lämnades inte helt och hållet till personalen i chefsposition. Utredningen över kundeffektivitet och servicenät omfattade en enkät till kommuninvånarna och workshoppar för personalen. Parallellt med detta påbörjades visionsworkshoppar i strategiarbetet. Visionen röstades fram av personalen och vinnaren, med en klar marginal till de andra förslagen, blev Yhteisten tarinoiden äärellä.
Vi stressade inte i onödan utan gav utrymme och tid för diskussion. Hösten 2023 var det dags för cheferna att börja arbeta. De är förstås medarbetare som alla andra, men frågan är nu hur strategin blir ett verktyg och en utgångspunkt för ledarskap. Analysen av verksamhetsmiljön var en väsentlig del av arbetet. Resultatet av arbetet noterades återigen på Miro-plattformen och användes för att konkretisera: varje process i Esbo stads processorganisation arbetade med strategin utifrån sitt eget perspektiv. På så sätt började arbetet med en bred vy och skärptes steg för steg till en vy över varje biblioteksanställds arbete.
Prioriteringar för utveckling
Kanske också ni blir överraskade av resultatet av vårt arbete: de viktigaste utvecklingsprioriteringarna för Esbo stadsbibliotek är livslångt lärande och främjande av läskunnighet för alla. Tada. Varför dessa självklarheter? Här följer en kort förklaring som har vuxit fram under arbetets gång.
På strategiarbetets terminologi säger analysen av verksamhetsmiljön oss att den grundläggande kompetensen, läskunnigheten, inte är vad den varit. Begreppet läskunnighet har en bredare innebörd eftersom världen har förändrats. Förmågan att läsa långa texter och till och med traditionell läskunnighet börjar bli bräcklig. Det är inte förvånande att vi står på läskunnighetens sida.
Livslångt lärande är ett ordpar som bibliotekssektorn alltid enligt gällande trend anpassat för att berätta för beslutsfattarna att biblioteket är nyttigt. Biblioteket bör givetvis vara nyttigt, men det att man lär sig något ger också fördelar för enskilda individer. Livslångt lärande berättar enligt vår mening det väsentliga om syftet.
Ibland är det nödvändigt att tillsammans förklara att saker som är helt självklara är viktiga och helt självklara. Slutresultatet har ett värde, t.ex. i kommunikationen och i fastställandet av indikatorer. Men diskussionerna i sig är viktiga för bibliotekspersonal inför en osäker framtid. Vi tycker att vi har lyckats mycket bra, av flera skäl: bearbetningen blev en arbetsuppgift man ansvarade för, bra verktyg – vi skaffade licenser för Miro – och helt enkelt det självklara faktum att alla har haft rätt och skyldighet att delta i det gemensamma arbetet.
Arbetsgruppen utvärderade planeringsprocessen i början av hösten 2024. Visserligen rann månaderna iväg, men det är ingen liten sak att få ett stort antal personer att prata på djupet så att arbetet alltid får ett resultat som påverkar utvecklingen. Kundernas möjlighet att påverka var för liten, så inför nästa omgång måste man försöka hitta ett mer balanserat tillvägagångssätt.
Ritva Nyberg, direktör för biblioteksservice
Leila Koivukangas, chef för kundtjänst
Miia Martikainen, planerare
Oili Sivula, sakkunnig
Länkar
Esbos strategiarbete kommer också att presenteras på Nylands biblioteksdag 15.11.2024. Kom med!
