Pysy mukana muutoksessa – Kirjastoalan monia tulevaisuuksia tutkittiin syksyllä 2023

Tulevaisuuden ei tarvitse yllättää. Ennakoinnin avulla tulevaisuuteen vaikuttavia muutosajureita voidaan tutkia ja tunnistaa. Haluttua tulevaisuutta on mahdollista muotoilla, kun tulevaisuustietoa tuodaan päätöksentekoon nykyhetkessä.

Lahden AKE ja AKE Porvoo halusivat parantaa kirjastojen tulevaisuusvalmiuksia ja järjestivät syksyllä koulutuksen, jossa opittiin käytännössä tunnistamaan kirjastoalaan vaikuttavia muutoksia ja vaikuttamaan tulevaisuuteen. Koulutus oli suunnattu kaikille yleisten kirjastojen työntekijöille, mutta ensisijaisesti Lahden ja Porvoon alueellisen kehittämistehtävän alueiden henkilöstölle. Kouluttajana toimi ennakoinnin ja tulevaisuusmuotoilun asiantuntija Minna Koskelo. Koulutus koostui orientoivasta tehtävästä, kahdesta koulutuskerrasta ja koulutusten välillä tehdystä tehtävästä.

Orientoivana tehtävänä tutustuttiin koulutusalusta Miroon ja päästiin myös arvioimaan omia tulevaisuusoletuksia. Ensimmäisenä koulutuspäivänä perehdyttiin ennakoinnin työotteeseen ja käytiin ryhmissä läpi erilaisia tulevaisuudentutkimuksen työkaluja.

Osallistujat heittäytyivät tulevaisuudentutkijoiksi ja tutkivat toimintaympäristössä ilmeneviä muutoksia ryhmissä. Harjoitusta varten koulutuksesta vastaava tiimi määritti neljä kirjastojen tulevaisuudelle merkityksellistä teemaa. Teemat olivat:

• tulevaisuuden kirjastotila
• tulevaisuuden kirjastopalvelut
• tulevaisuuden osaaminen kirjastoalalla
• tulevaisuuden asiakas

Osallistujat saivat valita itselleen mieluisan teeman. Harjoituksessa kirjastoille kertyi arvokasta ja heti käyttöön otettavaa tietoa kirjastoalaan vaikuttavista muutoksista.

Aikaa havaintojen keräämiseen oli kuukausi, jonka aikana koulutuksesta vastaava tiimi kannusti ja antoi tarvittaessa lisäohjeita ryhmille. Koulutusalustalle kertyi satoja muutoksen merkkejä.

Ennakoinnissa huomio on siinä, mikä on muuttumassa. Muutoksia tapahtuu kaiken aikaa ihmisten asenteissa, arvoissa, käytöksessä ja käytänteissä. Tutkimuksen kohteena oli esimerkiksi, miten ihmisen arvot ja asenteet kirjastoa kohtaan muuttuvat, miten puhe ja kirjaston käyttö on muutoksessa ja miten osaamistarpeet ovat muutoksessa.

Tänä päivänä kaikki on kytköksissä ja asioita on tutkittava kokonaisvaltaisesti. Tästä syystä ennakoinnissa hyödynnetään systeemiajattelua. Muutosta tutkittaessa huomioitavia näkökulmia ovat muun muassa politiikka, talous, yhteiskunta, teknologia ja ympäristö. Englanniksi sanojen ensimmäisistä kirjaimista muodostuu PESTE. Viitekehys on ennakoinnissa laajasti käytössä ja yksi onnistuneen ennakoinnin edellytyksistä. Kirjastojen tulevaisuutta tutkittaessa selvitetään esimerkiksi, minkälaisia kirjastoihin vaikuttavia poliittisia aloitteita, ympäristöarvoja, yhteiskunnallista liikehdintää, kaupallisia innovaatioita tai teknologisia uudistuksia on vireillä. Yksi ennakoinnin haaste ja riski on kapea katse. PESTE-viitekehys kantaa tämän haasteen yli. Muutos voi nousta mistä vain.

Toisena koulutuspäivänä osallistujat perehtyivät tulevaisuustiedon tulkitsemiseen ja arviointiin. Kouluttajan fasilitoimana yksittäisistä muutoksen merkeistä tunnistettiin suurempia kokonaisuuksia ja muutosajureita, yhteensä useita kymmeniä, jotka ovat nyt kirjastojen käytettävissä erilaisiin tarkoituksiin. Muutos sanoitettiin huomioimaan kirjastoala.

Tässä maistiaisia havaituista muutoksista osallistujien nimeäminä otsikkotasolla eri näkökulmista:

• Esillepano on koko ajan tärkeämpää
• Eri palvelujen yhdistyminen saman katon alle
• Globaali kirjasto
• Kirjastojen yhteisöhäiriöt lisääntyvät

• Kirjastot keitaina hälyisessä maailmassa
• Sosiaalinen kirjasto (esim. vähävaraisten auttaminen)
• Mielipiteisiin vaikuttava kirjasto
• Brändätty kirjasto
• Helppo kirjasto (Arjen ja kiireen helpottaminen, vaivattomuus)
• Paperiton kirjasto
• Alaikäisten kirjasto (Lasten/nuorten kokemus etusijalla)
• Villi kortti: asiaton oleskelu sallittu!
• Villi kortti: Rajoitettu kirjasto (Sananvapauden kehitys)

• Epäileväinen anarkistiasiakas
• Suvaitsematon asiakas
• Yhteiskunta- ja ympäristövastuullinen asiakas
• Älylaiteorientoitunut asiakas
• Moninaiset asiakkaat

Viimeisenä harjoituksena pohdittiin tunnistettujen muutosten vaikutuksia kirjastolle Tulevaisuuspyörä-menetelmän avulla ja osa ehti jopa konkretisoida vaikutusanalyysin avulla tunnistetun mahdollisuuden ideakuvaukseksi. Näin ennakoinnissa liikutaan tutkimuksesta toimintaan ja kohti tulevaisuusmuotoilua. Näistäkin muutama maistiainen:

Entä jos kirjastoissa olisi tulevaisuudessa

• Maksullisia lisäpalveluita
• Päiväunihuone tai lepotila
• Asiakkaille oman toiminnan mukaisia tiloja
• Entä jos kirjasto olisikin tulevaisuudessa elämyskohde? Miten se muuttaisi kirjastotilaa ja palveluita? Entä henkilökunnan osaamisvaateita?

Koulutus sisälsi kaksi koulutuskertaa, joiden aikana osallistujat oppivat tutkimaan ja tulkitsemaan muutosta. Seuraavina askelina on suositeltavaa:

1) jatkaa toimintaympäristön muutosten seurantaa, myös jo tunnistettujen muutosten osalta. Tunnistetut muutokset kehittyvät edelleen ja niitä on tärkeä seurata. Myös uusia muutoksia ilmenee jatkuvasti.

2) jatkaa tunnistettujen muutosten auki kirjoittamista, niin että kirjastot voivat mahdollisimman laajasti hyödyntää osallistujien havaintoja. Jotta muutosajureita voi hyödyntää eri käyttötarkoituksiin, tarvitaan yhteistä ymmärrystä muutoksesta: historiasta, suunnasta ja kypsyydestä.

3) jatkaa vaikutusten pohdintaa jo tunnistettujen muutosten osalta. Ryhmät pääsivät tässä jo hyvään alkuun ja saivat vaikutuksista kirjattua ideoita. Näitä ideoita voisi nyt lähteä jatkotyöstämään tulevaisuusmuotoilun keinoin ja konkretisoida ideoita kokeiltaviksi ja testattaviksi prototyypeiksi yhdessä henkilöstön ja asiakkaiden kanssa. Näin muutoksesta saa otteen ja sen vaikutuksista ja mahdollisuuksista lisää ymmärrystä. Ja ennen kaikkea ollaan aktiivisia tulevaisuuden muotoilijoita, ei seurailijoita.

Järjestäjät ja kouluttajat kiittävät osallistujia koulutukseen avoimesti ja rohkeasti osallistumisesta. Saimme muun muassa seuraavaa palautetta:

Ennakointityö jatkuu tammikuussa 23.1. tulevaisuuskahveilla seuraavien askelien pohdinnalla. Kahvien alustajina toimivat kirjastotoimen ylitarkastajat Satu Ihanamäki ja Anu Ojaranta Aluehallintovirastosta. Kaikki kiinnostuneet ovat tervetulleita mukaan!

Minna Koskelo on tulevaisuusmuotoilija perustamassaan yrityksessä 11Helsinki Oy. Koskelo on palvelumuotoilun ja ennakoinnin uranuurtajia Suomessa ja opettaa tulevaisuusajattelua myös Laurea YAMK:ssa. Viimeisten 20 vuoden aikana Koskelo on työskennellyt lähemmäs 100 organisaation kanssa julkisella ja yksityisellä sektorilla kymmenien toimialojen parissa. Koskelo on myös perustaja ja hallituksen puheenjohtaja ennakointia edistävässä Futures Finland–yhdistyksessä sekä jäsen arvostetussa Association of Professional futurists sekä Keksijänaiset ry:ssä. Koskelon missiona on saada tulevaisuusajattelu organisaatioiden ja ihmisten päätöksentekoon. Koskelon kirja Tehtävänä tulevaisuus -tulevaisuusmuotoilu päätöksenteossa julkaistiin vuonna 2022.

Ota rohkeasti yhteyttä, jos haluat olla mukana tekemässä kirjastojen tulevaisuutta!

Noora Oluikpe, puh. 044 482 6154, noora.oluikpe@lahti.fi
Tiina Rajala, puh. 040 539 6368, tiina.rajala@porvoo.fi