Kirjasto on asukkaita ja asiakkaita varten – Espoon yhteisöstrategia
Yleisten kirjastojen tehtävät on laissa määritelty selkeästi ja kirkkain reunoin. Pään raavinta alkaa, kun ryhdytään puhumaan keinoista ja vuosittaisista tavoitteista. Mikä tukee yleisen kirjaston olemassaolon tarkoitusta, kun tänään teemme töitä?
Espoon kaupunginkirjastossa johtopäätöksenä oli katsoa tulevaisuuteen yhdessä asiakkaiden ja henkilökunnan kanssa. Olemme hakeutumassa osallisuuden keinoin yhä enemmän kohti yhteisöstrategista näkemystä kirjastoalan sisäisen tulevaisuuspohdinnan sijaan. Yhteisöstrategialla tarkoitamme sitä, miten kirjasto voi vaikuttaa Espoon kaupungin asukkaiden hyvinvointiin ja pärjäämiseen.
Espoossa muutosten vuosien 2020–2021 jälkeen pysähdyttiin katsomaan perusteita. Kun kirjasto pitää katseen siinä, kenelle työtä tehdään, myös työhyvinvointi on kohdillaan. Työn näköalattomuus ei kanna arjessa. Siihen tosiasiaan, että jokainen sisään kävelevä tai verkossa kirjoittava ei ole mahtava tyyppi, tartutaan sitten koulutuksen ja muun tilanteisiin sopivan tuen avulla.
Yhteisöstrategia vaatii osallistumista. Osallisuuden lähtökohta kirjaston työssä on jokaisen asiakkaan arvostava kohtaaminen. Johtamiseen vaikuttavat sellaiset seikat kuin kuntatalous ja lainsäädäntö, joten osallisuusosaaminen ja viestintä ovat tärkeitä, kun osallistumisen mahdollisuuksia järjestetään. Tiedolla johtaminen, vaikuttavuuden varmistaminen laadukkaalla arvioinnilla sekä tulevaisuuden ennakointi ovat elementtejä palveluiden suunnittelussa. Strategia on monitahoinen hanke ja eri näkökulmien ja vaikuttamisen mahdollisuuksien luominen osoitettiin keskeisenä tehtävänä suunnittelijallemme Miia Martikaiselle.
Espoon työtapoja ovat olleet tulevaisuus-, strategia- ja visiotyöpajat, prosessien työstöt, kyselyt ja perinteisistä menetelmistä esimerkiksi PESTE-analyysi. Tehdyn työn tulos voi yllättää!
Henkilökunta tekee kirjaston
Yhteisöstrategia haki asukkaiden näkemyksiä kahdella kyselyllä. Strategiakauden 2024–2030 suunnittelussa painopiste oli kuitenkin henkilökunnan pohdinnassa. Kirjaston tehtävien ja työtapojen muuttuessa myös työidentiteetti väistämättä muuttuu. Nyt oli hetki syventyä pohtimaan kirjastotyötä.
Yhteinen ajattelu aloitettiin Sitran tulevaisuustaajuus-työpajoilla keväällä 2022. Työpajojen tulokset ovat käytettävissä Miro-taulussa myös jatkossa, kun vuosittaisia suunnitelmia laaditaan. Kirjastolaisilla on sydäntä ja taitoa antaa asiakkaille parasta mahdollista palvelua. Johtajilla ja päälliköillä on sitten se karun realiteetin tuomisen tehtävä ja osoittaa tunnit ja eurot, joita on molempia rajallisesti.
Realiteettien tunnistamista ei kuitenkaan jätetty kokonaan esihenkilöille. Asiakasvaikuttavuus- ja palveluverkkoselvityksessä tehtiin kysely kuntalaisille sekä pidettiin työpajat henkilökunnalle. Rinnalla alkoivat strategiatyössä visiotyöpajat. Visiolauseesta järjestettiin henkilökunnalle äänestys ja voittajaksi nousi selkeällä erolla muihin ehdotuksiin Yhteisten tarinoiden äärellä.
Emme hötkyilleet vaan keskustelulle annettiin tilaa ja aikaa. Syksyllä 2023 oli esihenkilöiden aika ryhtyä hommiin. Totta kai he ovat henkilökuntaa kuten muutkin, mutta nyt on kyse siitä, miten strategia on johtamisen väline ja lähtökohta. Toimintaympäristön analyysi oli olennainen osa työtä. Työskentelyn tulokset kirjattiin jälleen Miro-tauluun ja niiden avulla päästiin konkretiaan: Espoon kaupungin prosessiorganisaation jokainen prosessi työsti strategian omasta näkökulmastaan. Näin työskentelyn katse aloitti laajoista näkymistä ja terävöitti näkymää askel askeleelta jokaisen kirjastolaisen työn näkymäksi.
Kehittämisen kärjet
Ehkä teidätkin yllättää työstömme tulos: Espoon kaupunginkirjaston kehittämisen kärjet ovat elinikäinen oppiminen ja kaikkien lukutaitojen edistäminen. Tadaa. Miksi nämä itsestään selvyydet? Tässä lyhyt selitys, joka on syntynyt työskentelyn kuluessa.
Strategiatyön termistöllä toimintaympäristön analyysi kertoo meille, että perustavaa laatua oleva osaaminen, lukutaito, ei ole ennallaan. Lukutaito-termin merkitys on laajempi, koska maailma on muuttunut. Pitkien tekstien luku ja perinteinen lukutaitokin ovat hapertumassa. Ei ole yllättävää, että olemme lukutaidon puolella.
Elinikäinen oppiminen on sanapari, joka kirjastoalalla on muuntautunut kertomaan päättäjille aina trendin mukaisesti, että kirjasto on hyödyllinen. Kirjaston pitääkin olla hyödyllinen, mutta oppimisessa on myös yksilöä hyödyttävät puolet. Elinikäinen oppiminen kertoo mielestämme olennaisen tavoitteesta.
Toisinaan ihan selvät jutut on tarpeen yhdessä julistaa tärkeiksi ja ihan selviksi jutuiksi. Lopputuloksella on arvoa esimerkiksi viestinnässä ja mittarien asettamisessa. Mutta keskustelut ovat itsearvoisesti olennaisia kirjastolaisille epävarman tulevaisuuden edessä. Olemme mielestämme onnistuneet oikein hyvin ja siihen on useita syitä: työstön selkeä vastuuttaminen työtehtäväksi, hyvät työkalut – hankimme lisenssejä Miroon – ja ihan vain sekin itsestään selvyys, että jokaisella on ollut oikeus ja velvollisuus osallistua yhteiseen työskentelyyn.
Työryhmä arvioi syksyn 2024 aluksi suunnitteluprosessin. Eittämättä kuukausia suli kalenterista, mutta ei ole pieni asia saada iso määrä ihmisiä juttelemaan syvällisiä siten, että työstöllä on aina lopputulos, joka vaikuttaa etenemiseen. Asiakkaiden mahdollisuus vaikuttaa jäi liian pieneksi, joten kun seuraava kierros lähenee, niin on haettava tasapainoisempi lähestymistapa.
Riitta Nyberg, kirjastopalveluiden johtaja
Leila Koivukangas, asiakaspalvelupäällikkö
Miia Martikainen, suunnittelija
Oili Sivula, erityisasiantuntija
Linkit
Espoon strategiatyötä esitellään myös Uudenmaan kirjastopäivässä 15.11.2024. Tule kuulolle!
